Внедрение управленческого учета в УК (под управлением 400 домов)
Нашей компанией был завершен проект автоматизации управленческого учета в крупной УК.
Общее количество пользователей 75
Одновременно работающих пользователей 35
Компания осуществляет деятельность как управляющая компания. В управлении находится 400 многоквартирных домов, расположенных в разных населенных пунктах Ленинградской области. Компания оказывает все виды услуг по обслуживанию МКД. Оказываются услуги по вывозу твердых бытовых отходов, жидких бытовых отходов и крупно бытовых отходов. Производятся работы по санитарному содержанию МКД. Структура предприятия вкдючает следующие подразделения:
-
Аварийно-диспетчерская служба
-
Отдел по работе с населением
-
Управляющие МКД
-
КИПиА
-
Сантехнический участок
-
Общестроительный участок
-
Электромонтажный участок
-
Вывоз бытового мусора
-
Уборка и санитарное содержание
Аварийно-диспетчерская служба
Диспетчера компании перешли полностью на безбумажный документооборот.
Оператор принимает звонок, создает заявку, к которой автоматически прикрепляется запись разговора. Оператор фиксирует обращение, заносит необходимые реквизиты, классифицирует заявку. Если и заявка «аварийная», то выезжает бригада на устранение. По окончании в заявку заносится результат, трудозатраты, потраченные материалы, исполнители. Если заявка не имеет статуса «аварийная», то по классификации и участку заявку получает ответственная служба.
По заявочному механизму разработано множество отчетов.
Отдел по работе с населением
Принимает обращения от населения, заносит обращение, назначает исполнителей, в зависимости от классификации обращения. Так как обращение может поступить из разных источников (телефон, электронная почта, факс и пр.), то при фиксации есть возможность прикрепить к документу полученное обращение в любом формате.
Разработаны отчеты, позволяющие контрольровать работу с обращениями, вести учет исполнительной дисциплины исполнитеолей, не допускать просрочки исполнения и не в коем случае потерю обращений.
Управление МКД
Основной задачей проекта было построение системы управленческого учета деятельности крупной управляющей компании. До начала проекта автоматиции учет велся в разрозненных программах, а зачастую в бумажном виде.
Основная деятельность компании - это текущий ремонт и обслуживание МКД. Главным вопросом было построение системы годового планирования работ по МКД, утверждению планов, контроль за исполнением запланированных работ, контроль над превышением количества и стоимости утвержденных работ.
Основной документ это план работ на год.
Данный документ составляется для каждого МКД, согласуется с жильцами, к нему прикрепляется протокол голосования и прочие документы в сканах. Документ рассчитан на планирование работ на срок до года. Прописываются планируемые работы с разбивкой по месяцам, с учетом сезонности, объема, периодичности выполнения, стоимости. Печатные формы это план работ для утверждения представителями МКД и УК.
Работы выполняемые в рамках годового плана могут проходить как по заявочному механизму, так могут быть распланированы по любому графику работ (пн, ср, пт), или распланированы на любой конкретный день. Например по санитарному содержанию есть работы выполнение которых производится практически ежедневно (подметание, уборка и пр) - для них график по дням, а работы разовые, например генеральная уборка подъездов, планируется на определенный день. Существуют работы, которые должны исполняться каждый месяц автоматически, например "Услуги управления МКД". По таким работам планирование и внесения факта не требуется, это делается автоматически
По результатам работы в конце месяца можно получить разные отчеты по исполнению.
Автоматизировани работа по сбору данных по вывозу бытовых отходов
Для работников, бригадиров, управляющих МКД создано большое количество отчетов по текущей работе, такие как график работ, бегунки для проверяющих, маршрутные листы, план работ на месяц, и пр.
Разработанное программное обеспечение позволяет вести учет по нескольким организациям: УК - основная организация, план работ составляется один, по всем работам. Но могут существовать афилированные компании, которые выполняют работы, включенные в план работ по дому, например санитарное содержание, вывоз отходо, слесарные работы и пр. Фактически всю работу могут выполнять сторонние организации, В конце месяца работы по этим организациям учитываются в услугах для УК и передаются для формирования план-факта по объекту управления.
Отчетность перед контролирующими организациями
На текущий момент, компаниям необходимо отчитываться перед контролирующими органами, передавая им информацию по объектам управления - электронный паспорт МКД. Имея под управлением не один десяток МКД невозможно крректно сдать подобную отчетность, т.к. в каждом паспорте порядка 6000 строк информации в формате XML, при 325 квартирах. Наше программное обеспечение позволит автоматически собрать необходимую информацию и передать её контролирующим органам. Так же в программе разработаны формы технических паспортов МКД, включающие множество параметров.
Так же программное обеспечение позволяет вести учет по капитальными ремонтам, актуальность, текущие этапы работ, освоенные суммы и пр.
Данная разработка нацелена на автоматизацию управленческого учета компании ЖКХ, обслуживающего объекты недвижимости. Программное обеспечение оптимизировано для средней или крупной компании у которой в управлении много объектов недвижимости.
